Regulile europene privind siguranța produselor cer producătorului să poată demonstra că produsul pus pe piață este sigur. Instrumentul prin care faceți asta este documentația tehnică, numită în practică și dosarul tehnic sau dosarul de produs. Pentru un brand mic, întrebarea nu este dacă trebuie să-l aveți, ci cum îl organizați astfel încât să nu vă coste mai mult de o oră pe model.
De ce merită dosarul, dincolo de lege
Un dosar bine ținut vă ajută și în afara controalelor:
- la o reclamație, găsiți în câteva minute lotul de material și atelierul;
- la o recomandă, știți exact ce material, ce gramaj și ce culoare ați folosit;
- la o negociere cu un magazin sau un client corporate, puteți trimite documentele cerute fără să le căutați în e-mailuri vechi;
- la schimbarea furnizorului, aveți specificația completă de la care pornește noul furnizor.
Structura recomandată pentru fiecare model
Propunem un dosar digital pe model, cu subdosare numerotate. Numele pot fi în română sau engleză; important este să fie aceleași pentru toate modelele.
- Descrierea produsului: schiță, fotografii, cod de model, grup de utilizatori (adulți, copii, bebeluși), utilizare prevăzută.
- Fișa tehnică de confecție: tipar, tabel de mărimi, materiale, accesorii, cusături, etichete.
- Materiale: fișa tehnică a fiecărui material, compoziția, gramajul, declarațiile furnizorului privind substanțele restricționate, eventualele certificate.
- Accesorii și decorațiuni: specificațiile pentru fermoare, capse, șnururi, imprimeuri și broderii, cu declarațiile furnizorilor.
- Analiza riscurilor: riscurile luate în considerare, măsurile, concluzia, data și cine a făcut-o.
- Teste și rapoarte: dacă există, rapoarte de laborator pentru compoziție, chimicale sau rezistența accesoriilor.
- Etichetare: textul aprobat al etichetei de compoziție și întreținere, fotografia etichetei cusute.
- Loturi de producție: pentru fiecare comandă, codul de lot, lotul de material, atelierul, cantitatea, data.
- Reclamații și incidente: evidența reclamațiilor privind siguranța și ce s-a făcut.
- Istoric modificări: orice schimbare de material, accesoriu sau furnizor, cu data.
Ce documente cereți de la furnizori
Cea mai mare parte a dosarului vine de la furnizori, dacă le cereți documentele la momentul potrivit:
- de la furnizorul de material: fișa tehnică, compoziția pe lot, declarația privind substanțele restricționate conform REACH, eventuale certificate valabile;
- de la furnizorul de accesorii: specificații și declarații privind metalele și substanțele restricționate;
- de la atelierul de imprimare: tipul de cerneală sau de transfer și instrucțiunile de întreținere;
- de la atelierul de lohn: confirmarea materialelor folosite pe fiecare lot.
Cereți documentele înainte de comandă, nu după. După ce marfa a plecat, interesul furnizorului de a căuta hârtii scade considerabil.
Cât de des actualizați dosarul
Dosarul se actualizează la fiecare eveniment care schimbă produsul: material nou, alt furnizor de accesorii, altă tehnică de imprimare, alt atelier. Între aceste evenimente, doar adăugați fiecare lot nou în secțiunea de loturi. Regulamentul cere păstrarea documentației pe o perioadă de câțiva ani după punerea pe piață; verificați durata exactă în textul în vigoare și nu ștergeți dosarele modelelor scoase din colecție.
Exemplu: un hanorac pentru femei din french terry
Să luăm un hanorac fără glugă, cu manșete din ribană și imprimeu mic pe piept. Materialul principal este french terry-ul roz de 210 g din bumbac pieptănat, poliester și elastan, potrivit pentru modele de primăvară, cu o față netedă pentru imprimare și revenire bună la manșete și talie. În secțiunea Materiale veți păstra fișa tehnică a acestui articol și compoziția pe lot, în secțiunea Accesorii specificația ribanei asortate, iar în secțiunea Etichetare textul cu toate cele trei fibre. Analiza de risc pentru un astfel de produs de adult, fără șnururi și fără accesorii metalice, este scurtă.
Pentru variante mai groase sau mai subțiri, vedeți familia french terry.
Unde țineți dosarul
Un spațiu de stocare în cloud, cu un dosar pe model și permisiuni clare, este suficient pentru un brand mic. Faceți o copie de siguranță periodic. Dacă lucrați cu mai mulți colaboratori, stabiliți cine are dreptul să modifice fișa tehnică și analiza de risc.
Cereți fișa tehnică și documentele despre material odată cu cererea de ofertă. Materialele din stoc se vând la rolă, fără minim, iar pentru culori la comandă producția pornește de la 150 kg pe culoare și articol.
Întrebări frecvente
Trebuie să trimit dosarul tehnic undeva înainte de vânzare?
De regulă, nu. Dosarul se păstrează intern și se prezintă autorităților la cerere. Nu există o înregistrare prealabilă pentru haine obișnuite. Excepție fac produsele care intră sub alte reglementări, cum ar fi echipamentele de protecție, unde există proceduri de certificare separate.
Pot folosi același dosar pentru mai multe culori ale aceluiași model?
Da, dacă diferă doar culoarea și materialul este același articol de la același furnizor. Adăugați în secțiunea Materiale fișele pentru fiecare culoare și, la loturi, culoarea fiecărui lot. Dacă o culoare este cusută din alt material, tratați-o ca variantă separată.
Ce fac dacă un furnizor nu poate trimite declarații privind substanțele?
Notați în dosar cererea și răspunsul, apoi evaluați riscul. Pentru produse de adulți, puteți decide un test de laborator pe un eșantion. Pentru haine de copii și bebeluși, lipsa documentelor este un motiv serios să schimbați furnizorul sau să testați fiecare lot.
